GPTを業務フローに置いて、ナレッジを育てる

今日のテーマ

GPTを「単独で使うツール」から「業務フローの一部」にする。さらに、使うたびにナレッジが育つ仕組みを作ります。

学ぶこと

業務フローとは

業務フローとは「仕事の順番の地図」です。今日は、その中に「GPTを使うタイミング」と「ナレッジを更新するタイミング」を組み込みます。

ナレッジが育つ業務フロー

業務マニュアルを読む
  ↓
実際に作業する
  ↓
気づいたこと・困ったことを自分の言葉で説明する
  ↓
業務ナレッジ整理GPTが構造化する
  ↓
ナレッジに追記・修正する
  ↓
次の人が使えるナレッジが育つ

新人が10人入れば、10人分の「つまずいた点」が集まります。これはベテランだけでは作れない価値です。

業務フロー例（ナレッジ更新つき）

お客様が注文
  ↓
Next Engineで受注確認 → 在庫確認（Logizard）
  ↓
出荷指示 → 出荷完了
  ↓
【GPT】出荷完了メールの下書き作成  ← ここでGPTを使う
  ↓
人間が内容確認・修正・送信
  ↓
新しい気づきがあった？
  → あり：【ナレッジ整理GPT】で追記する  ← ここでナレッジを育てる
  → なし：対応完了

AI・人・システムの役割分担表

役割	担当	理由
受注・在庫確認	人間 + システム	正確性が必要
メール下書き	GPT	下書きは効率化できる
内容確認・送信	人間	最終判断は人間が行う
ナレッジ更新	人間 + GPT	気づきを整理GPTで追記する
対応記録	人間 + kintone	記録と確認は人間

練習ワーク

1. 自分の業務フローを箇条書きで書く（6〜10ステップ）
2. GPTを使えそうな場面を1か所マークする
3. 「新しい気づきが出たらどこでナレッジを更新するか」を決める
4. AI・人・システムの役割分担表を作る

ポイント： ナレッジは「一度作って終わり」ではなく、使うたびに育てるもの。「気づいたことを記録する習慣」が一番大切です。

⚠️ 注意： 業務フローに個人情報・機密情報を含めないでください。