自分の業務をGPTに渡せる形に整理する

今日のテーマ

GPTを「作る」前に、まず「整理する」。業務をGPTに渡せる形に分解する。

学ぶこと

GPTに渡せる情報の形とは

GPTをうまく動かすには、業務を「GPTが理解できる形」に整理する必要があります。

整理すべき5項目

項目	内容	例
対象業務	GPTに手伝ってほしい業務	問い合わせメールへの返信下書き
入力情報	GPTに渡す情報	メールの文面（個人情報除く）
出力形式	GPTに出してほしいもの	返信下書き（箇条書き不要、本文のみ）
禁止事項	やらせてはいけないこと	金額の断定・クレーム対応の最終判断
人間の確認ポイント	人間が確認・判断すること	送信前の最終確認、金額・日付の確認

業務整理シート（記入テンプレート）

【業務整理シート】

■ 対象業務：
（例：問い合わせ返信の下書き作成）

■ GPTに入力する情報：
（例：問い合わせメールの内容（個人情報除く）、状況の説明）

■ GPTに出力させたいもの：
（例：返信メールの下書き。断定しない表現で、丁寧な文体）

■ GPTにやらせてはいけないこと：
（例：金額の断定、返金の判断、個人情報の出力）

■ 人間が確認・判断すること：
（例：送信前の内容確認、金額・日付の確認、担当者への相談）

■ 記録する場所：
（例：kintoneの対応履歴に貼り付け）

練習ワーク

1. 自分が「AIに手伝ってほしい」と思う業務を1つ選ぶ
2. 業務整理シートの5項目を埋める
3. 入力・出力・禁止事項・確認ポイントが明確になるまで書き直す

ポイント： 「何を渡すか」「何を出してほしいか」「何は任せないか」の3点が明確になると、GPTが格段に使いやすくなります。

⚠️ 注意： 個人情報・顧客情報・機密情報は整理シートに書かないでください。